Jeden Monat das Gleiche: Rechnungen manuell in die Buchhaltung eintragen, Daten abtippen, Fehler riskieren. Dabei geht es auch anders! Mit diesem n8n-Workflow automatisierst du die gesamte Rechnungsverarbeitung – komplett selbstgehostet und ohne Cloud-Abhängigkeiten.
Hier zeige ich dir, wie es funktioniert – inklusive fertigem Workflow zum Download.
Stell dir vor:
Jede Rechnung landet in deinem Postfach, wird automatisch gelesen, analysiert und in deine Datenbank übertragen – ohne dass du einen Finger rührst. Kein Abtippen, keine Fehler, keine verlorenen Belege.
Klingt zu gut, um wahr zu sein? Ist es nicht. Mit diesem n8n-Workflow und 100% Self-Hosted Tools (Ollama, NocoDB, Nextcloud) wird es Realität.
Warum das wichtig ist:
- Zeitersparnis: schnell ab 5 Stunden/Monat weniger manuelle Arbeit.
- Fehlerreduktion: Keine Tippfehler mehr bei Beträgen oder Steuernummern.
- Datenschutz: Alle Daten bleiben auf deinen Servern – keine Cloud-Abhängigkeit.
- Voraussetzungen:
- n8n (Self-Hosted oder Cloud)
- Nextcloud (für Dateiablage)
- Ollama (mit Ministral 3)
- NocoDB (als Datenbank)
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Cono
- Workflow-Aufbau:
- E-Mail-Monitoring
- Prüfung, ob Anhang vorhanden ist
- Anhang herunterladen
- PDF Umwandlung zu Binary
- Analyse Binary Inhalt nach Richtlinien
- Daten in NocoDB speichern
Dieser Workflow ist nur der Anfang! Mit diesen Erweiterungen kannst du ihn noch mächtiger machen:
- Validierung: Prüfe Rechnungen auf korrekte Steuernummer/Empfänger etc.
- Freigabe-Workflow: Automatische Weiterleitung an das Einkaufsteam.
- Buchhaltung-Integration: Verknüpfe mit Lexoffice oder SevDesk.
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Mit diesem Workflow sparst du nicht nur Zeit, sondern behältst auch die volle Kontrolle über deine Daten. Probier’s aus – und wenn du Hilfe brauchst, buche gerne eine kostenlose Beratung!
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